WhatsApp is voor veel bedrijven een handige manier om snel met medewerkers te communiceren. Maar naarmate een organisatie groeit, kunnen er ook nadelen ontstaan. Er komen steeds meer WhatsApp-groepen bij, belangrijke bedrijfsinformatie raakt verspreid en de grens tussen zakelijk en privé vervaagt.
Voor groeiende organisaties kan een interne communicatie-app daarom een logische volgende stap zijn. Maar wat zijn de voordelen ten opzichte van communiceren via WhatsApp? Hier zijn de vijf belangrijkste.
WhatsApp werkt vaak prima wanneer je organisatie nog klein is. Maar zodra er meer medewerkers, teams of locaties bijkomen, ontstaan er steeds meer groepen en wordt het lastiger om overzicht te houden.
Wanneer bereik je het punt dat WhatsApp niet meer past bij hoe je organisatie communiceert? Dit zijn een aantal herkenbare signalen:
Belangrijke informatie verdwijnt tussen andere berichten
Er zijn steeds meer groepen voor teams, afdelingen en locaties
Medewerkers weten niet altijd waar ze informatie kunnen terugvinden
Documenten en werkinstructies worden via WhatsApp gedeeld
Werk en privé lopen steeds meer door elkaar
Nieuwe medewerkers moeten aan meerdere groepen worden toegevoegd
Je wilt verschillende teams gericht van informatie voorzien
Je wilt medewerkers niet alleen informeren, maar ook meer betrekken
Herken je meerdere van deze situaties? Dan is je organisatie WhatsApp waarschijnlijk aan het ontgroeien en kan een centrale medewerkersapp een logische volgende stap zijn.
Bij WhatsApp gebruiken medewerkers hun persoonlijke account en telefoonnummer voor zakelijke communicatie. Werk en privé lopen daardoor al snel door elkaar en privénummers zijn zichtbaar voor collega's.
Met een interne communicatie app vindt alle zakelijke communicatie plaats in een aparte omgeving. Medewerkers hoeven hun privé WhatsApp en telefoonnummer niet voor werk te gebruiken. Zo blijft de grens tussen werk en privé duidelijk.
In WhatsApp raakt informatie verspreid over verschillende groepen en gesprekken. Een belangrijke update, werkinstructie of document terugvinden wordt daardoor steeds lastiger.
Met een interne communicatie app beheer je deze informatie centraal. Documenten en werkinstructies kun je bijvoorbeeld bewaren in een kennisbank, zodat medewerkers altijd weten waar ze de actuele informatie kunnen vinden. Belangrijke kennis blijft bovendien binnen de organisatie wanneer iemand uit dienst gaat.
Niet ieder bericht is voor iedereen relevant. Met een interne communicatie app kun je informatie delen per team, afdeling of vestiging.
Zo ontvangt een productieteam andere updates dan het kantoorteam, terwijl je organisatiebrede berichten met iedereen deelt. Nieuwe medewerkers krijgen direct toegang tot de informatie die bij hun team of functie hoort.
Interne communicatie hoeft niet alleen vanuit het management te komen. Medewerkers kunnen zelf reageren, deelnemen aan polls en updates of successen delen.
Dat is vooral waardevol wanneer collega's verspreid werken over verschillende locaties, in ploegendiensten of op kantoor. Ze krijgen meer mee van wat er binnen andere teams gebeurt en kunnen makkelijker met elkaar in contact komen. Zo informeer je medewerkers niet alleen, maar betrek je ze ook bij wat er binnen de organisatie gebeurt.
Wanneer medewerkers starten, vertrekken of van team wisselen, wil je eenvoudig kunnen bepalen tot welke informatie zij toegang hebben. In een interne communicatie app beheer je dit centraal.
Een beheerder kan medewerkers toegang geven tot de juiste teams, afdelingen of onderdelen en deze toegang weer aanpassen of verwijderen. Dat maakt ook het onboarden en offboarden makkelijker. Nieuwe medewerkers krijgen direct toegang tot de juiste informatie en bij vertrek kun je de toegang centraal beëindigen.
De belangrijkste verschillen tussen WhatsApp en een interne communicatie-app op een rij:
| Interne communicatie-app | |
| Werkcommunicatie via persoonlijk account | Werkcommunicatie in een zakelijke omgeving |
| Informatie verspreid over chats en groepen | Bedrijfsinformatie centraal op één plek |
| Losse groepen per team of locatie | Communicatie gericht per team, afdeling of vestiging |
| Vooral gericht op informatie zenden | Informatie delen en interactie met medewerkers |
| Beperkte controle over toegang en bedrijfsinformatie” | Centraal beheer van toegang en bedrijfsinformatie |
WhatsApp werkt vaak prima zolang de interne communicatie eenvoudig blijft. Maar zodra je organisatie groeit, meerdere teams of vestigingen krijgt en je medewerkers actiever wilt betrekken, merk je al snel de beperkingen. Informatie raakt verspreid over verschillende groepen, berichten worden gemist en het wordt lastiger om iedereen goed te bereiken én betrokken te houden.
Een overstap wordt interessant wanneer je merkt dat:
Op dat moment heb je vaak meer nodig dan alleen een chatapp. Je wilt één centrale plek waar medewerkers informatie vinden, met elkaar communiceren en betrokken blijven bij de organisatie.
Met Teamhive breng je interne communicatie samen in één medewerkersapp. Deel nieuws, updates en belangrijke informatie met de hele organisatie of alleen met de medewerkers voor wie het relevant is.
Met hubs deel je informatie per team, afdeling, vestiging of onderwerp. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt. Zo ziet iedere medewerker vooral de informatie die voor hem of haar belangrijk is.
Medewerkers kunnen reageren, deelnemen aan polls en zelf berichten delen. Documenten en werkinstructies bewaar je in de kennisbank, zodat ze makkelijk terug te vinden zijn.
Teamhive brengt daarnaast communicatie, doelen, voortgang, successen en evaluaties bij elkaar. Zo weten medewerkers niet alleen wat er speelt, maar ook waar de organisatie naartoe werkt en hoe zij daaraan bijdragen.
Celdex gebruikte WhatsApp voor de interne communicatie met medewerkers op kantoor en in de productie. Naarmate de organisatie groeide, ontstond de behoefte aan één centrale plek waar medewerkers belangrijke informatie konden vinden en meer meekregen van wat er binnen de organisatie speelde.
Daarom maakte Celdex de overstap van de bedrijfs-WhatsApp naar Teamhive. Binnen Teamhive is de communicatie nu georganiseerd in verschillende hubs, zodat informatie gericht met de juiste medewerkers kan worden gedeeld. Tegelijkertijd is er één centrale plek voor organisatiebrede updates.
De overstap is niet alleen technisch ingericht. Samen met Celdex hebben we de omgeving ingericht, medewerkers voorbereid op de nieuwe werkwijze en Teamhive organisatiebreed gelanceerd.
Zo blijven medewerkers op kantoor en in de productie op de hoogte van wat er speelt en kunnen ze makkelijker met elkaar in contact blijven. Lees hier de volledige klantcase van Celdex →
Wil je af van losse WhatsApp-groepen en interne communicatie vanuit één centrale plek organiseren? Met Teamhive bereik je medewerkers gericht, houd je belangrijke informatie vindbaar en stimuleer je interactie tussen teams en vestigingen.
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe Teamhive binnen jouw organisatie kan worden ingezet.