De HR-commissie van NLdigital komt 4 keer per jaar samen om kennis en ervaringen uit te wisselen. Waardevolle momenten, maar tussen de bijeenkomsten door was er nog geen centrale plek waar leden die gesprekken konden voortzetten.
Daar wilde NLdigital verandering in brengen. Het idee: een online community waar HR-professionals elkaar ook tussen bijeenkomsten door kunnen vinden, vragen kunnen stellen en relevante ontwikkelingen kunnen delen.
Samen zijn we aan de slag gegaan om die community vorm te geven. Van de eerste ideeën en het inrichten van Teamhive tot het testen met een kleine groep leden en de uiteindelijke lancering.
Benieuwd hoe we dit hebben aangepakt? We nemen je mee van de eerste inrichting tot de uiteindelijke lancering.
Kick off: vaststellen het doel
We beginnen een onboarding niet direct met het inrichten van Teamhive. Eerst vragen we uit wat NLdigital wil bereiken en wanneer het platform voor hen succesvol is.
Tijdens de kick off met de voorzitter van de HR commissie werd het doel duidelijk. De commissie komt regelmatig samen, maar wil leden ook tussen de bijeenkomsten door met elkaar verbinden. Bijvoorbeeld om kennis uit te wisselen, vragen aan elkaar te stellen en op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in wet en regelgeving. Dat doel vormt de basis voor de rest van de onboarding.
Het portaal inrichten
Daarna richten we samen het portaal in. We kijken daarbij vooral naar wat leden straks nodig hebben en zorgen dat ze makkelijk hun weg kunnen vinden.
Voor de HR community hebben we verschillende hubs ingericht. Leden kunnen er vragen stellen aan andere HR professionals, updates over wetgeving vinden en informatie rondom bijeenkomsten terugvinden. Ook is er een plek waar nieuwe leden zich kunnen voorstellen. Zo draait de community niet alleen om informatie delen, maar juist ook om elkaar vinden.
Teamhive Portaal vullen met content
Voordat de eerste leden toegang krijgen, vullen we het portaal alvast met content. Een lege community nodigt tenslotte niet echt uit om mee te doen.
NLdigital plaatst een welkomstbericht en de eerste berichten in de verschillende hubs. In de kennisbank staat daarnaast een korte handleiding over het gebruik van Teamhive. Zo kunnen leden bij hun eerste bezoek direct rondkijken, reageren en ontdekken wat er te vinden is.
Aankondiging tijdens de HR bijeenkomst
Tijdens een HR bijeenkomst hebben we samen met de voorzitter Floris de nieuwe community alvast aangekondigd. We vertelden waarom de community er komt en wat leden er straks kunnen doen.
Zo weten leden vooraf wat ze kunnen verwachten en komt de uitnodiging voor Teamhive niet uit het niets.
Testgroep opzetten
Voordat we de community voor iedereen live gaan, testen we hem eerst met een kleine groep leden.De testgroep krijgt een aantal opdrachten om het platform te teste. Ze stellen zichzelf voor, plaatsen een bericht en reageren op andere leden. Zo testen we niet alleen of alles werkt, maar vooral of de community logisch aanvoelt.
Daarna vragen we naar hun ervaringen. Wat was duidelijk? Waar moesten ze even zoeken? En wat hebben zij nodig om de community straks actief te blijven gebruiken? Met die feedback scherpen we de laatste dingen aan voor de lancering.
Lancering voorbereiden
Als het portaal klaarstaat, richten we ons op de volgende vraag: hoe zorgen we ervoor dat leden daadwerkelijk aan de slag gaan?
Daarom bereiden we de lancering samen met NLdigital voor. We stemmen af hoe leden vooraf worden geïnformeerd, wanneer ze hun uitnodiging ontvangen en hoe we Teamhive tijdens de HR bijeenkomst introduceren.
Tijdens de bijeenkomst willen we het niet alleen bij uitleg houden. Leden kunnen direct de app downloaden, inloggen en de community bekijken. Om ze meteen kennis te laten maken met de interactie binnen Teamhive, hebben we kaartjes gemaakt met vragen die we tijdens de bijeenkomst uitdelen. Dezelfde vragen staan klaar in de community, zodat leden direct hun eerste reactie kunnen plaatsen.
De HR community lanceren
Op 8 september was het zover: tijdens de HR bijeenkomst lanceerden we de community voor alle leden.
We namen de leden kort mee door Teamhive en lieten zien waar ze nieuws, kennis en gesprekken kunnen vinden. Daarna konden ze direct inloggen, de app downloaden en zelf de community ontdekken.
De kaartjes met HR vragen hielpen om de eerste interactie op gang te brengen. In plaats van alleen te vertellen wat je met de community kunt doen, konden leden het meteen zelf ervaren.
Daar stopt onze onboarding niet. Na de lancering blijven we samen met NLdigital kijken hoe de community wordt gebruikt. Waar ontstaat interactie? Weten leden elkaar te vinden? En wat kunnen we nog verbeteren?
Want een community lanceren is één ding. Ervoor zorgen dat mensen blijven terugkomen en actief deelnemen, is uiteindelijk waar het om draait.
Van onboarding naar een actieve community
De onboarding van NLdigital laat goed zien hoe we bij Teamhive naar een lancering toewerken. We beginnen bij het doel, richten het platform samen in, zorgen voor de eerste content en betrekken gebruikers al vóór de livegang.
Zo staat er bij de lancering niet alleen een ingericht platform klaar. De eerste leden hebben het al getest, NLdigital weet hoe ze ermee verder kunnen en de rest van de community kan direct aan de slag.
Want zeker bij een ledencommunity geldt: betrokkenheid ontstaat niet vanzelf. Je moet mensen vanaf het begin actief betrekken.
Benieuwd wat Teamhive voor jouw organisatie kan betekenen?
Wil je leden ook tussen bijeenkomsten door met elkaar verbinden en kennis laten delen? Ontdek hoe Teamhive helpt om van losse contactmomenten een actieve online community te maken.
Plan een gratis demo en ontdek hoe Teamhive binnen jouw organisatie kan werken.
