“Stond dat bericht nu in Slack, WhatsApp of de mail?”
Wanneer medewerkers vaak moeten zoeken naar berichten, betekent dit dat er waarschijnlijk veel gecommuniceerd wordt. Het probleem is echter dat informatie niet altijd op de juiste plek terechtkomt, niet iedereen bereikt of later moeilijk terug te vinden is.
Hoe kun je dat verbeteren? Begin bij de dagelijkse praktijk van je medewerkers. Met deze vijf tips deel je informatie duidelijker en betrek je ook collega’s die niet de hele dag achter een computer zitten.
Interne communicatie helpt medewerkers om te weten wat er speelt en de informatie te vinden die zij nodig hebben voor hun werk. Dat wordt lastiger zodra een organisatie groeit. Er komen meer teams en functies bij, terwijl niet iedereen dezelfde kanalen gebruikt of op hetzelfde moment berichten leest.
Voor HR en communicatie draait het daarom om medewerkers bereiken én betrekken. Bereikt een belangrijke update ook de collega’s die niet de hele dag achter een computer zitten? Kunnen zij de informatie later terugvinden? En krijgen zij de ruimte om vragen te stellen, ideeën te delen en mee te denken over veranderingen die hun werk raken?
Goede interne communicatie gaat alle kanten op. Managers delen wat er verandert, medewerkers vertellen wat zij in hun werk tegenkomen en collega’s stemmen onderling af. Zo blijft belangrijke informatie niet bij één team hangen en krijg je ook zicht op wat medewerkers nodig hebben.
Weet jij via welke kanalen medewerkers binnen jouw organisatie informatie krijgen? Vaak zijn dat er meer dan je denkt. Bedrijfsnieuws komt per mail, een team maakt afspraken in een groepschat en praktische uitleg staat in een document op SharePoint.
Schrijf op welke kanalen jullie gebruiken en wat medewerkers daarop delen. Neem ook kanalen mee die teams zelf zijn gaan gebruiken. Vraag vervolgens aan een paar collega’s waar zij een belangrijke afspraak zouden zoeken. Als iedereen een andere plek noemt, weet je dat er duidelijkere afspraken nodig zijn.
Je hoeft hier nog geen uitgebreid onderzoek van te maken. Een kort overzicht laat al zien waar belangrijke informatie verspreid raakt.
Stel: HR deelt een wijziging per mail, een teamleider stuurt de tekst door in een groepschat en iemand bespreekt later een aanvulling in het teamoverleg. Medewerkers krijgen dan niet allemaal dezelfde versie mee.
Kies daarom één hoofdkanaal voor belangrijke updates. Vertel medewerkers waar zij zulke berichten kunnen verwachten. Dat kan mail, Teams of een medewerkersapp zijn. Controleer wel of alle betrokken collega’s het kanaal tijdens hun werkdag kunnen gebruiken.
Andere kanalen blijven nuttig. In een chat kun je snel iets afstemmen en in een overleg kun je vragen bespreken. Verwijs bij belangrijke afspraken steeds naar de plek waar de actuele informatie staat.
Deel via het hoofdkanaal ook wat er goed gaat. Laat bijvoorbeeld een team vertellen wat het heeft bereikt of bedank collega’s voor een concrete bijdrage. Zo horen medewerkers meer dan alleen wat er moet veranderen.
Een communicatieplan hoeft geen uitgebreid document te zijn. Voor terugkerende berichten wil je vooral weten: wat delen we, met wie, via welk kanaal en wie zorgt ervoor?
Leg dat op één pagina vast voor een paar onderwerpen die vaak terugkomen. Bijvoorbeeld een maandelijkse organisatie update, wijzigingen in werkwijzen en nieuws dat alleen voor een bepaald team geldt. Spreek ook af bij wie medewerkers met vragen terechtkunnen.
Dat voorkomt een herkenbare situatie: HR denkt dat de manager een wijziging deelt, terwijl de manager ervan uitgaat dat HR dit al heeft gedaan. Met duidelijke afspraken weet iedereen wie het bericht oppakt. Het volledige plan kun je later verder uitwerken; voor nu is het belangrijkste dat deze afspraken in de praktijk worden gebruikt.
Een nieuw teamlid, een afgerond project en een aankomend evenement zijn allemaal leuk om te delen. Maar als je voor ieder onderwerp een los bericht stuurt, kunnen belangrijke updates tussen de andere berichten verdwijnen.
Kies daarom een vast moment voor nieuws dat je kunt bundelen. Een maandelijkse update kan bijvoorbeeld beginnen met wat er binnen de organisatie speelt, daarna voortgang van teams laten zien en afsluiten met wat er de komende maand aankomt. Gebruik iedere keer ongeveer dezelfde opbouw, zodat medewerkers snel vinden wat zij willen weten.
Maak één duidelijke uitzondering: informatie die medewerkers vandaag nodig hebben, deel je meteen. Een wijziging die morgen ingaat, kan niet wachten op de volgende maandelijkse update.
Managers horen meestal wel wanneer iemand een directe vraag heeft. Maar medewerkers die een update niet hebben gezien of een afspraak niet kunnen vinden, zeggen dat niet altijd uit zichzelf.
Vraag daarom regelmatig hoe collega’s de communicatie ervaren. Doe dat bij medewerkers uit verschillende teams en met verschillende werktijden. Je kunt het bespreken tijdens een overleg of drie korte vragen stellen in een vragenlijst:
Vraag om voorbeelden, zodat je weet wat je kunt verbeteren. Deel daarna welke punten je aanpakt en wanneer medewerkers daar iets van merken. Zo laat je zien dat hun antwoorden niet in een rapport verdwijnen.
Met de medewerkersapp van Teamhive geef je interne communicatie één centrale plek. Je kunt nieuws delen met de hele organisatie of met een specifiek team. Medewerkers bekijken de updates op hun telefoon, zodat zij niet afhankelijk zijn van een zakelijke mailbox of een plek achter een computer. Informatie die langer belangrijk blijft, zet je in een hub waar collega’s die kunnen terugvinden.
De app is ook bedoeld om medewerkers te betrekken. Zij kunnen reageren op updates en vragen stellen. Je kunt laten zien wat teams hebben bereikt, successen delen en met een korte vragenlijst ophalen welke informatie medewerkers missen of hoe zij een verandering ervaren. Zo hoor je niet alleen wat er vanuit de organisatie wordt gedeeld, maar ook wat er bij medewerkers speelt.
Teamhive helpt je om van losse berichten een vaste werkwijze te maken: belangrijke informatie staat op een duidelijke plek, medewerkers kunnen bijdragen en je gebruikt hun reacties om de communicatie verder te verbeteren.
Wil je belangrijke updates, praktische informatie en reacties van medewerkers op één plek samenbrengen? Met de medewerkersapp van Teamhive bereik je collega’s op kantoor, op locatie en onderweg. Zij kunnen informatie terugvinden, vragen stellen en zien wat er binnen andere teams gebeurt.
Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe Teamhive binnen jouw organisatie kan worden ingezet.